Sinn und Zweck der Zeiterfassung
Die Gefahr
Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bewegten sich von 0,4 bis 9 % der Lohnsumme pro Unternehmen. Der Durchschnitt durch Schreibfehler oder unnötiges, manuelles Runden betrug 1,2%. (Die australischen Erfahrungen zeigen einen Durchschnitt von mehr als 5 %).
(Grundlage ist eine amerikanische Studie der Maxwell Research Corporation)
Die Ursache
Irren ist menschlich und wer viel arbeitet macht viele Fehler. Diese Binsenweisheiten stützen die oben gemachten Aussagen. In einer modernen Unternehmensführung kann es nicht angehen, dass der nicht zu vernachlässigende Faktor Arbeitskosten auch von der wechselnden Tagesform eines Mitarbeiters abhängig ist. Dabei ist hier weniger die Qualifizierung des Mitarbeiters, sondern die prinzipiell vorhandene Gefahrenquelle der Fehlerfassung und Bewertung gemeint.
Die Verluste in Zahlen
In einem Beispielunternehmen mit 100 Mitarbeitern wird das beste (0,4%) und das schlechteste (9%) Ergebnis laut oben genannter Studie als Grundlage verwendet. Als durchschnittlichen Stundensatz verwenden wir 25,-- Euro, als durchschnittliche Stundenvorgabe p. m. 170 Std..
Im besten Falle hat also unser Beispielunternehmen nur 20.400,-- Euro p. a. zu viel Lohn gezahlt!
Im schlechtesten Falle sind es sogar 449.000,-- Euro!
Nehmen wir bei der viel gepriesenen deutschen Gründlichkeit im Mittel 3% an, so fliessen in unserem Beispiel jährlich 153.000,-- Euro Lohnkosten zuviel.
Der Ausweg
bei diesen Werten ist leicht zu erkennen, das eine Optimierung erhebliches Einsparpotenzial mit sich bringt:
- So ist der erste Schritt die elektronische Erfassung von Zeitwerten. Hier werden dann Arbeitszeiten und Fehlzeiten genauestens festgehalten. Selbst die einfachste Liste bringt schon erhebliche Vorteile gegenüber der vorherigen manuellen Methode.
- Da die Daten schon in elektronischer Form vorliegen, ist der sinnvolle zweite Schritt das Bewerten der Zeitwerte anhand der mitarbeiterbezogenen Arbeitspläne sowie das Auswerten, zum Beispiel als Monatsabrechnung.
- Sind die hier genannten Schritte im Unternehmen durchgeführt, so haben wir schon eine deutliche Verbesserung erzielt. Bleibt eine letzte Optimierung, die Anbindung eines Lohnprogrammes oder einer anderen Instanz zur Lohnabrechnung. Idealerweise werden die Zahlen nicht auf Papier sondern ebenfalls in elektronischer Form weitergereicht und verwertet.
- Der Sachbearbeiter ist jetzt vom „Erbsenzähler“ zum kontrollierenden Organ geworden. Dies freut den Sachbearbeiter und das Ergebnis verbessert die Bilanz.
Der Beriebsrat
Auch dem Betriebsrat ist an einer korrekten Behandlung seiner „Schutzbefohlenen“ gelegen. Schlagende Argumente sind immer die Führung von Arbeitszeitkonten im Zeiterfassungsprogramm. Im Minimalfall ist das ein Gleitzeitkonto, welches die Mehr- oder Minderarbeit des Mitarbeiter anzeigt und als Vorgabe mit in den nächsten Abrechnungsmonat übernommen wird.
Im Extremfall kann jede Minute und jede manuelle Veränderung der Daten durch Konten wie Lebenszeitkonto, Kappungskonto oder Auswertungen mit der Gegenüberstellung von
Originalbuchung - manuelle Änderung - programmtechnische Bewertung
dargestellt und kontrolliert werden.
Gleichbehandlung
Hier ist zur Abwechslung mal nicht „der kleine Unterschied“ gemeint, sondern Raucher und Nicht-raucher. Es ist nicht einzusehen, das der Raucher, ebenso wie sein nicht rauchender Kollege, bewertet und entlohnt wird.
In unserem oben beschriebenen Unternehmen ist dem Raucher ein separates Raucherzimmer zur Verfügung zu stellen. Dieser Mitarbeiter pendelt also, je nach Verlangen mehr oder weniger oft, zwischen Raucherraum und Arbeitsplatz hin und her. Bei nur 5 Raucherpausen innerhalb der Arbeitszeit kommen so mit Weg, kleinem Smalltalk auf dem Flur und tatsächlichem Rauchen schnell mal 50- 60 Minuten pro Tag zusammen. Dies sind aber keine produktiven Zeiten!
Nehmen wir im Schnitt mal 30 Minuten pro Tag an, so erhält jeder rauchende Mitarbeiter im Vergleich zu seinem nicht rauchenden Kollegen bei 7,5 Stunden täglicher Arbeitszeit 6,66% mehr Gehalt!
Was sonst noch interessant ist
Der Mitarbeiter ignoriert die Zeiterfassung permanent. Willkürlich fehlen Anfangs- oder Endebuchungen. Da diese Arbeitszeiten keine Summe ergeben, ist der Mitarbeiter in der Pflicht. Er muß die fehlenden Buchungen nachreichen und plausibel erklären. Disziplinierend wirkt hier immer ein genereller Abschlag.
Dienstgänge sind nachvollziehbar und können der Versicherung gegenüber belegt werden. Im Unglücksfall wird aufgrund der Zeiterfassung kein Zweifel aufkommen.
Unterbrechungen und Pausen können unterschiedlich behandelt werden. Auch wenn beides keine bezahlten Arbeitszeiten sind, ist eine Pause nicht mit einer Unterbrechung gleichzusetzen.
Viele Funktionen zum automatischen Berechnen der Tageswerte. Hier nennen wir einmal nur automatische Pausenzeiten, selbsterkennende Wechselschichtsysteme, Feiertage je Bundesland im ewigen Kalender, Urlaubskonto und –übersicht und noch einiges mehr.
Was zu beachten ist
Rechnen Sie bei der Einführungszeit eines Zeiterfassungssystems nicht in Stunden oder Tagen. Die Planung unseres Kunden, die Technische Universität München, sah drei Monat vor und lag aufgrund der komplizierten Verteilung der Anwendungen im Netzwerk damit auch richtig.
Quintessenz
Bei einer durchschnittlichen Überzahlung der Mitarbeiter von 3% amortisiert sich die Zeiterfassung (nach der Phase der Einführung im Betrieb) nach folgender Berechnung:
Kosten der Zeiterfassung * 365
1.530,-- * Mitarbeiter
Bei 100 Mitarbeitern und einem Zeiterfassungssystem in der Preislage von 10.000,- Euro also in ca.
24 Tagen.
Wir meinen: Eine Ihrer besten Investitionen!
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